Afholdelse af generalforsamling

1. Introduktion

Formålet med denne meddelelse er at give dig som investor, fuldmagtshaver og/eller rådgiver, information om Formueplejes indsamling, opbevaring og behandling af dine personoplysninger i forbindelse med afholdelse af generalforsamlinger i Foreninger/Fonde forvaltet og administreret af Formuepleje A/S (Formuepleje).

Formuepleje er dataansvarlig, hvilket indebærer, at Formuepleje er ansvarlig for, at dine personoplysninger behandles korrekt. Har du spørgsmål, kan du kontakte Formuepleje på persondata@formuepleje.dk.

Nedenfor følger en beskrivelse af de oplysninger, som Formuepleje kan indsamle, opbevare og behandle om dig, samt til hvilket formål og på hvilken baggrund behandlingen foretages. Hertil følger også en beskrivelse af dine rettigheder, når der sker behandling af dine personoplysninger.  

Der henvises i øvrigt generelt til Formuepleje-koncernens Privatlivs- og cookiepolitik, som begge kan findes på Formueplejes hjemmeside.

2. Indkaldelse til generalforsamling

Indkaldelse til generalforsamling i Foreninger/Fonde forvaltet og administreret af Formuepleje, vil ske på baggrund af de oplysninger, der er registreret om dig i ejerbogen. Det kan f.eks. være oplysninger som navn, adresse og eventuel e-mailadresse. Ejerbogen føres af VP Securities A/S.

Formuepleje indsamler og behandler disse oplysninger om dig med henblik på at kunne indkalde til og afvikle vores generalforsamlinger og med henblik på at sætte investorerne i stand til at udøve deres rettigheder på generalforsamling. Det gør vi for at kunne leve op til de lovgivningsmæssige krav, vi er omfattet af i den henseende.

Indkaldelsen med dagsorden vil blive offentliggjort og udsendt i overensstemmelse med gældende lovgivning og i henhold til vedtægterne for de respektive Foreninger/Fonde, samt offentliggjort på Formueplejes hjemmeside og udsendt via e-mail eller almindelig post til de investorer, som måtte have anmodet herom. For de børsnoterede Foreninger/Fonde, vil indkaldelsen endvidere blive offentliggjort som selskabsmeddelelse via Nasdaq Copenhagen.

I forlængelse af indkaldelsens offentliggørelse, vil øvrige dokumenter af relevans for generalforsamlingen blive offentliggjort på Formueplejes hjemmeside, herunder de fuldstændige forslag og blanketter til brug for afgivelse af fuldmagt.

Indkaldelsen med dagsorden vil være tilgængelig på hjemmesiden i en periode på minimum 5 år, mens de øvrige dokumenter vil være tilgængelige på hjemmesiden som minimum indtil udløbet af fristerne for deres anvendelse.

Formuepleje kan opbevare indkaldelse med dagsorden, fuldstændige forslag og blanketter til brug for afgivelse af fuldmagt så længe der er nødvendigt, som påkrævet af gældende lovgivning, samt med henblik på at kunne varetage Foreningernes/Fondenes og investorernes interesser, hvorefter de vil blive slettet.

3. Tilmelding og afgivelse af fuldmagt

Når du som investor tilmelder dig og en eventuel rådgivers deltagelse i generalforsamlingen, eller afgiver fuldmagt til tredjemand, vil Formuepleje udstede et adgangskort, som vil indeholde visse personoplysninger om dig, en eventuel fuldmagtshaver og/eller en rådgiver for dig eller fuldmagtshavers rådgiver. Disse oplysninger kan bestå af oplysninger som navn, adresse, e-mailadresse og beholdning. Adgangskort vil blive gjort tilgængeligt enten elektronisk ved udsendelse via e-mail eller almindelig post.

Tilmelding til generalforsamlingen indebærer, at Formuepleje behandler dine personoplysninger på baggrund af de oplysninger, der er registreret om dig i ejerbogen. Behandling af dine personoplysninger sker endvidere i forbindelse med afgivelse af fuldmagt til tredjemand eller bestyrelsen.

På samme måde sker der behandling af dine personoplysninger, i de tilfælde hvor du afgiver stemme på generalforsamlingen (skriftligt eller elektronisk). Såfremt du afgiver fuldmagt til tredjemand og/eller tilmelder en rådgiver, vil Formuepleje også indsamle og behandle personoplysninger om vedkommende (navn, adresse og e-mailadresse). Indsamling og behandling af personoplysninger sker med det formål at sikre, at de relevante personer kan opnå adgang til generalforsamlinger for Formueplejes Foreninger/Fonde, samt at disse kan udøve deres relevante rettigheder forbundet hermed.

Formuepleje kan opbevare oplysninger om tilmeldinger og fuldmagter indtil det ikke længere er nødvendigt, med henblik på at kunne varetage Foreningernes/Fondenes og investorernes interesser, hvorefter de vil blive slettet. Oplysningerne vil som minimum blive opbevaret i en periode på 5 år.

4. Fremsættelse af spørgsmål forud for generalforsamlingen

Hvis du fremsætter skriftlige spørgsmål forud for generalforsamlingen, er det vigtigt, at du kan dokumentere din status som investor eller fuldmagtshaver, og der vil i forbindelse hermed, ske indsamling og behandling af dine personoplysninger. Indsamling og behandling af dine personoplysninger i denne forbindelse, vil ske på baggrund af Formueplejes legitime interesse i at kunne identificere dig, således at du kan udøve muligheden for at fremsætte skriftlige spørgsmål til generalforsamlingen.

Formuepleje kan opbevare oplysninger om fremsatte spørgsmål af dig, indtil det ikke længere er nødvendigt at opbevare disse med henblik på at kunne varetage Foreningernes/Fondenes og investorernes interesser, hvorefter de vil blive slettet.

Der henvises i øvrigt til afsnittet ”Taleret og fremsættelse af spørgsmål på generalforsamlingen”.

5. Fremsættelse af forslag

I forbindelse med, at du anmoder om optagelse af et bestemt emne på dagsordenen for generalforsamlingen vil dine personoplysninger og forslagets indhold blive indsamlet og behandlet af Formuepleje. Dine personoplysninger indsamles i denne sammenhæng baseret på Formueplejes legitime interesse i at kunne identificere dig som investor, med henblik på, at du kan udøve din ret til at fremsætte forslag til optagelse på dagsordenen.

Såfremt din anmodning opfylder kravene, vil forslaget og dit navn fremgå af i) dagsordenen og i de fuldstændige forslag, samt ii) eventuelt på blanketter til afgivelse af fuldmagt, som i øvrigt vil blive offentliggjort i henhold til reglerne herom.

6. Taleret og fremsættelse af spørgsmål på generalforsamlingen

Hvis du vælger at tage ordet på generalforsamlingen, f.eks. for at stille et spørgsmål til bestyrelsens beretning, årsrapporten eller andet, kan du blive bedt om at dokumentere, at du er investor eller fuldmagtshaver, og der vil i den forbindelse blive indsamlet og behandlet personoplysninger om dig baseret på Formueplejes legitime interesse i at kunne identificere dig, således at du kan opnå mulighed for at udøve din ret til at tage ordet og eventuelt stille spørgsmål på generalforsamlingen.

I tilfælde hvor generalforsamlingen bliver afholdt elektronisk, henvises i øvrigt til afsnittet ”Webcast” for mere information om hvordan Formuepleje behandler dine personoplysninger i disse situationer.

7. Webcast

Generalforsamlingen kan blive streamet ”live”. Der kan også evt. være mulighed for at stille spørgsmål og chatte via en elektronisk Q&A funktion.

Optagelsen, som vil omfatte både billede og lyd, vil dække generalforsamlingens podie og talerstol. Der vil således ske indsamling og behandling af dine personoplysninger, såfremt du vælger at tage ordet på generalforsamlingen. Dette gælder både fysisk, men også i tilfælde af brug af den elektroniske Q&A funktion.

Inden du går på talerstolen, kan du blive bedt om at dokumentere din status som investor eller fuldmagtshaver, og ved at tage ordet fra talerstolen accepterer du Formueplejes indsamling og behandling af dine personoplysninger, herunder navn, lyd og billede, i forbindelse med optagelsen. Du accepterer også, at de tilstedeværende både fysisk og elektronisk blive bekendt med dine oplysninger, i form af navn, lyd og billede. Du kan ikke frabede dig at blive optaget, hvis du vælger at tage ordet.

Dine personoplysninger indsamles på baggrund af Formueplejes legitime interesse i at kunne identificere dig som investor eller fuldmagtshaver, således at du kan udøve dine rettigheder på generalforsamlingen, samt ønsket om at sikre transparens omkring forhandlingerne på generalforsamlingen, blandt andet for at sikre, at investorer, som ikke har mulighed for at deltage fysisk i generalforsamlingen, har mulighed for at få et indblik heri gennem optagelsen.

I tilfælde hvor der ikke blot er tale om en ”live” udsendelse vil optagelsen vil blive opbevaret af Formuepleje i en periode på 5 år efter generalforsamlingen, hvorefter den slettes. Som udgangspunkt vil streamingen foregå ”live” og vil ikke blive lagret.

Optagelsen kan foretages af Formueplejes eksterne leverandør eller af Formuepleje selv. Såfremt der er tale om en ekstern leverandør, vil leverandøren i forbindelse med optagelsen behandle personoplysninger på vegne af Formuepleje. Du kan læse mere herom nedenfor i afsnittet ”Brug af databehandler i forbindelse med webcast”.

7.1 Brug af databehandler i forbindelse med webcast

Formuepleje har indgået aftale, samt dertilhørende databehandleraftale med vores eksterne leverandør i forbindelse med livestream af generalforsamlingen. Den eksterne leverandør vil på den baggrund håndtere og behandle dine oplysninger på vegne af Formuepleje. Den indgåede databehandleraftale mellem partnerne tilsikrer bl.a. at den eksterne leverandør har indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, således at de er i stand til i tilstrækkelig grad at beskytte dine personoplysninger.

Til afvikling af webcastet, eventuel afstemning og Q&A funktionen kan den eksterne leverandør benytte sig af underdatabehandlere, disse vil dog inden ibrugtagen være godkendt af Formuepleje.

Formuepleje har også mulighed for selv at varetage livestream af generalforsamlingen, og oplysninger vil i den forbindelse ikke blive delt med en ekstern leverandør.

8. Referat af generalforsamlingen

Efter generalforsamlingen vil dirigenten (på vegne af Formueplejes Foreninger/Fonde) udarbejde et referat af forhandlingerne på generalforsamlingen, og der vil derfor i forlængelse af den oprindelige indsamling og behandling af dine personoplysninger ved eksempelvis fremsættelse af forslag eller udnyttelse af retten til at tage ordet på generalforsamlingen, kunne ske en yderligere behandling af dine personoplysninger. Referatet skal udarbejdes i henhold til gældende lovgivning for investeringsforeninger og alternative investeringsforeninger/fonde, og behandlingen sker derfor for at kunne opfylde et lovkrav.

Ved fremsættelse af forslag til optagelse på dagsordenen er det ikke muligt at frabede sig angivelse af navn i indkaldelsen (eller eventuelle blanketter), og dermed heller ikke en eventuel angivelse heraf i referatet.

Formuepleje kan opbevare generalforsamlingsreferatet, indtil det ikke længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne, med henblik på at kunne varetage Foreningernes/Fondenes og investorernes interesser, herunder at kunne dokumentere forhandlingerne og beslutningerne truffet på generalforsamlingen.

9. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder, som er angivet nedenfor. For at udøve dine rettigheder, kan du kontakte Formuepleje på persondata@formuepleje.dk. Du kan altid anmode om:

• At få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig
• At få rettet forkerte eller ufuldstændige personoplysninger
• At gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger
• At få slettet dine personoplysninger, som behandles hos Formuepleje (”retten til at blive glemt”)
• At Formuepleje begrænser behandlingen af dine personoplysninger
• At du ønsker at udøve din ret til dataportabilitet
• At få Formuepleje til at afslutte behandlingen

Ønsker du at foretage én eller flere af ovenstående tiltag, skal du rette henvendelse til persondata@formuepleje.dk. Ønsker du at klage over, hvordan vi behandler dine oplysninger og har dialogen med os ikke været tilfredsstillende, kan du indgive en klage til: 

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
E-mail: dt@datatilsynet.dk

Denne version er godkendt og offentliggjort 14. februar 2024.