Behandling af personlige oplysninger

Formuepleje passer godt på forbrugernes data. Læs privatlivspolitik for Formueplejekoncernen her.

Privatlivspolitik for Formueplejekoncernen

 

1. Indledning

Formuepleje og koncernens selskaber ønsker at beskytte og respekterer dit privatliv. Det er altid vores intention og mål at behandle persondata forsvarligt og hensigtsmæssigt. Med denne Privatlivspolitik ønsker vi at oplyse alle besøgende på vores digi­tale kanaler (herunder hjemmeside, brugere af apps, følgere på sociale medier), samarbejdspartnere, kunder og potentielle kunder om hvilke personoplysninger, der behandles i Formuepleje.

Det er vores mål, at dine personoplysninger behandles sikkert og korrekt under hensyntagen til passende tekniske og organisatori­ske foranstaltninger. Det betyder, at vi for eksempel har bruger-og adgangskontrol, firewalls, og at vi træner vores medarbejdere i god IT-sikkerhed.

Behandling af persondata i Formuepleje sker i overensstemmelse med gældende lovgivning om personoplysninger, herunder data­beskyttelsesloven, som træder i kraft den 25. maj 2018.

Nærværende Privatlivspolitik gælder for alle Formueplejekoncernens selskaber, som er: Formuepleje Holding A/S, Formuepleje A/S, Absalon Capital Fondsmæglerselskab A/S, Absalon Corporate Credit Fondsmæglerselskab A/S, samt øvrige ikke-finansielle datterselskaber i Formueplejekoncernen[1]. Endvidere omfatter den også foreninger[2], som administreres af Formuepleje A/S (som er udpeget som forvalter/administrationsselskab). I resten af dette dokument benyttes Formuepleje som samlebetegnelse.

Hvad er personoplysninger?
Personoplysninger er enhver form for information om en identifice­ret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige, at det er alle for­mer for oplysninger, der direkte eller indirekte kan knytte sig til en person. Det kan for eksempel være navn, adresse, telefonnummer eller tilmed billeder og dynamiske IP-adresser.

Hvilken behandling af personoplysninger foretager Formuepleje?
Alt, hvad Formuepleje foretager sig med personoplysninger, betegnes som behandling, uanset om dette sker automatisk eller manuelt. Det gælder fx indsamling, registrering, organisering, strukturering, opbevaring, tilpasning eller ændringer, samling, læsning, brug, videregivelse af transmission, formidling eller enhver anden form for overladelse, justering eller samkøring, begrænsning, sletning eller tilintetgørelse.

2. Behandling af personoplysninger i Formuepleje

2.1 Hvilke personoplysninger indsamles?
Når du besøger eller bruger vores hjemmesider, bruger vores apps og øvrige digitale kanaler eller kommunikerer med os via digitale kanaler eller telefonisk, indsamler vi oplysninger om dig. Vi regi­strerer og bruger forskellige typer af personoplysninger afhængigt af, hvilke produkter eller services du er interesseret i eller har ind­gået aftale om, herunder:

  • Grundlæggende personoplysninger, for eksempel dit navn, dine kontaktoplysninger og dit cpr-nummer
  • Oplysninger om dit erhverv/beskæftigelse, arbejde, uddannelse
  • Økonomiske oplysninger, for eksempel formueforhold og skatteforhold
  • Oplysninger om din husstand/familie
  • ID-dokumentation, for eksempel fotokopier af pas, kørekort og sundhedskort
  • Lovpligtig optagelse af telefonsamtaler mellem Formuepleje og dig i henhold til investorbeskyttelsesregler
  • Oplysninger om de services og produkter, vi leverer til dig, herunder hvordan du bruger dem og dine præferencer i den forbindelse.
  • Handelshistorik/handelsinformation
  • Ejerbogsoplysninger vedrørende fonde forvaltet af Formuepleje

Vi kan endvidere også registrere andre personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at levere bestemte produkter eller services til dig, eller hvis det er pålagt ved lov.

Vi ønsker til hver en tid at tilbyde dig den bedste rådgivning og de bedste løsninger, hvilket i høj grad afhænger af, hvor godt vi kender dig. Det er derfor vigtigt, at de personoplysninger, vi har om dig, er korrekte og opdaterede, og at du løbende holder os orienteret om eventuelle ændringer.

Formuepleje kan desuden indsamle data om de enheder, du bruger til at få adgang til Formueplejes digitale kanaler, herunder IP-adresse, browsertype og cookieinformationer.

Når du kontakter os via kundeservicefunktioner, for eksempel i forbindelse med en handel, klage eller anden forespørgsel, bliver dine kontaktoplysninger og oplysninger om sagen behandlet af os.

Formuepleje har placeret såkaldte ”cookies” i flere af vores digitale kanaler. Disse cookies bruges til at indsamle oplysninger om, hvordan du bruger den digitale kanal. Du finder yderligere oplysninger om, hvilke cookies Formuepleje har placeret i de digitale kanaler, og om hvordan du sletter disse cookies i Formueplejes Cookiepolitik, som kan tilgås på Formueplejes hjemmeside.

Når du investerer i fonde, som forvaltes af Formuepleje A/S, vil dine papirer blive noteret i ejerbogen, som føres af Formuepleje A/S, hvorfor vi har samlet oversigt over dine investeringer i fonde, som er forvaltet af Formuepleje A/S. Disse oplysninger benyttes også til at kunne besvare investorhenvendelser. Ejerbogsoplysninger kan endvidere benyttes til andre formål forudsat, at vi har samtykke hertil.

Endvidere trækker vi offentlige oplysninger registre såsom CVR og BIQ med henblik på markedsføringsaktiviteter og til for eksempel at kontrollere de personoplysninger vi har, er korrekte.

Når du bliver kunde hos Formuepleje eller et andet selskab i For­mueplejekoncernen, bliver du bedt om at afgive en række oplys­ninger til os, herunder dit navn, adresse, cpr-nummer/cvr-num­mer., og du skal endvidere oplyse om dine skattemæssige forhold. Du skal også dokumentere oplysningerne og fremsende pas eller anden billeddokumentation, som indeholder dit cpr-nummer. Des­uden skal du oplyse om formålet med og det forventede omfang af dit kundeforhold hos os. Dette følger af hvidvaskloven, som Formuepleje er omfattet af.

Efter hvidvasklovgivningen er vi forpligtet til at undersøge bag­grunden for og formålet med alle komplekse og usædvanlige transaktioner og aktiviteter. Vi skal også kontrollere, om du er en politisk eksponeret person (PEP) eller en nærtstående til en PEP. Vi skal gemme resultatet af vores undersøgelse i minimum 5 år, efter kundeforholdet er ophørt, eller den enkelte transaktion er gennemført, hvorefter vi sletter personoplysningerne.

Når vi beder dig om oplysninger, er det fordi vi har brug for dem til at rådgive eller i øvrigt betjene dig. Hvis du ikke ønsker at give os dine oplysninger, kan det medføre, at vi ikke kan eller må betjene dig.

Formuepleje behandler kun oplysninger, så længe det er nødven­digt for enten at opfylde formålene med behandlingen, eller fordi Formuepleje er underlagt andre juridiske forpligtelser, som eksem­pelvis følger af lovgivningen.

2.2 Persondata til tredjepart

Vi viderebringer ikke oplysninger til en tredjepart uden dit sam­tykke, medmindre det er nødvendigt for, at vi kan rådgive og be­tjene dig, af hensyn til opfyldelse af en kontrakt eller fordi det er nødvendigt for at sikre overholdelse af retlig forpligtelse. Vi bruger ikke dine informationer til andre formål end de formål, som er beskrevet i denne Privatlivs­politik.

Formuepleje kan benytte eksterne samarbejdspartnere/leverandører (og databehandlere) til at udføre opgaver på vegne af Formuepleje som for eksempel formidling af ordre, IT-hosting, telefonaflytninger, ejendomsadministration og markedsføringsaktiviteter. Formuepleje videregiver ligeledes oplysninger til øvrige dataansvarlige, såsom fx revisorer og depositarer. Udførelse af så­danne tjenester kan medføre, at Formueplejes samarbejdspartnere både i Danmark og EU/EØS får adgang til dine personoplysninger.

Når du afgiver informationer til tredjeparter, som vi har et samar­bejde med, modtager vi muligvis også dine informationer. Det kan for eksempel være samarbejdspartnere, der bistår med rådgivning, ejendomsadministration og/eller markedsføring. Vi kan også købe tjenester og data fra virksomheder, der kontrollerer kontaktoplysninger og personlige informationer, du har givet os. Det er for at sikre, at de informatio­ner, vi har om dig, er korrekte og for at forebygge hvidvask.

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger ikke bliver misbrugt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, når dine personoplysninger bliver brugt af andre end Formuepleje, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er be­skyttet. Formuepleje bestræber sig således på, at der altid indgås aftaler med virksomheder, der håndterer personoplysninger på Formueplejes vegne for at sikre et højt sikkerhedsniveau i forbin­delse med dine personoplysninger – også hos vores samarbejds­partnere.

Vi videregiver desuden dine oplysninger til vores koncernforbundne selskaber i det omfang, vi har hjemmel (retligt grundlag, lovgrund­lag eller samtykke) til brug for eksempel markedsføring, risikosty­ring, administration.

Uanset om vi videregiver dine personoplysninger til samarbejds­partnere, som har forretningssted i lande inden for eller uden for EU/EØS, har vi indgået aftaler med dem med henblik på at sikre, at deres niveau for persondatabeskyttelse lever op gældende lov­givning. Såfremt det bliver aktuelt med samarbejdspartnere uden for EU/EØS (i tredjelande), vil der træffes særlige sikkerhedsforan­staltninger – herunder ved aftaler, som indeholder standardkon­traktbestemmelser for overførsel af personoplysninger, som er godkendt af EU-kommissionen og tilgængelige på EU-kommissio­nens hjemmeside.

Hvis du besøger eller kommunikerer med os via konti på de so­ciale medier, hvilket vil sige tredjepartsplatforme såsom Facebook og LinkedIn, kan Formuepleje modtage oplysninger om din profil og dine interaktioner på tredjepartsplatformen fra leverandøren af denne.

Formuepleje videregiver endvidere oplysninger til andre, når det er nødvendigt for at kunne opfylde aftaler med dig. Dette kan eksempelvis være i forbindelse med ordreformidling, hvor Formue­pleje videregiver oplysninger til din bank for at kunne gennemføre en ordre.

2.3 Hvad er formålet med behandlingen af personoplysninger?
Vi registrerer og bruger personoplysninger om dig af flere årsager. De personoplysninger, som indsamles og behandles om dig, og som anført ovenfor under pkt. 2.1, behandles af Formuepleje, øvrige selskaber i Formueplejekoncernen eller deres respektive databehandlere med henblik på at kunne tilbyde dig den bedste rådgivning, investorservice, de bedste løsninger og for at over­holde vores aftale med dig. Endvidere gør vi det for at opfylde de lovkrav, vi er pålagt som finansiel virksomhed.

Det betyder, at vi registrerer og bruger dine personoplysninger med følgende formål:

  • At kunne yde investeringsservice, herunder blandt anden i form af investeringsrådgivning, skønsmæssig porteføljepleje og ordreformidling.
  • At kunne sikre korrekt kundepleje, kundeadministration og intern risikostyring.
  • At kunne kommunikere med dig i forbindelse med kontakt via kundeservice, e-mailkorrespondance/formularer og konto på de sociale medier.
  • At kunne opfylde retlige forpligtelser, som påhviler Formuepleje, og som eksempelvis følger af hvidvaskloven og investorbeskyttelsesreglerne.
  • At kunne opfylde kontraktretlig forpligtelse med dig.
  • At kunne analysere og gruppere kunder og potentielle kunder efter valg, prioritering og præferencer, således at vi bedre kan målrette vores markedsføringsindsatser, anbefalinger, produktudbud/ produktudvikling mm.
  • At kunne vedligeholde, udvikle, teste og forbedre vores systemer, såsom CRM og datawarehouse.
  • At kunne foretage statistiske beregninger og rapportering til brug for virksomhedens drift (anonymiserede oplysninger på baggrund af foreningernes ejerbogsoplysninger)

Vi kan også bede dig om lov til at behandle dine personoplysninger til følgende:

  • At kunne administrere markedsføringsaktiviteter, såsom nyhedsmail, kampagner, magasiner, events og arrangementer mm.
  • Markedsføringsformål, herunder til markedsføring pr. post og e-mail

Hvis du giver os dit samtykke til ovenstående, vil du forinden få at vide, hvad du konkret samtykker til. Hvis du har givet samtykke til at modtage markedsføring fra os, kan vi anvende oplysninger i foreningernes ejerbog til at gøre vores kommunikation mere rele­vant for dig. Da vores service er afhængig af, at dine data er kor­rekte og opdaterede, beder vi dig oplyse om relevante ændringer af dine oplysninger. Du kan kontakte os på info@formuepleje.dk og meddele os om dine ændringer.

Dit samtykke er naturligvis frivilligt. Fortryder du, har du mulighed for nemt at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os.

2.4 Retsgrundlag og berettiget interesse i behandling af personoplysninger
Formuepleje behandler dine personoplysninger i overensstem­melse med gældende lovgivning. Vi behandler derfor kun dine personoplysninger, når

  • det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig, herunder besvare dine henvendelser til kundeservice,
  • vi har retlig forpligtelse, såsom opfyldelse af hvidvasklovningen, lov om finansiel virksomhed og investorbeskyttelsesregler, og
  • når vi har et samtykke
  • når vi har en anden legitim interesse og berettiget interesse i at behandle dine personoplysninger. Det kan for eksempel være for at forhindre misbrug og tab, som led i direkte markedsføring, ejerbogsoplysninger til investorforespørgsler. Vi registrerer og bruger kun dine personoplysninger, hvis vores formål klart vejer tungere end din interesse i, at vi ikke gør det.

Vi vil også behandle dine personoplysninger, hvis du har givet os samtykke til at gøre det i forbindelse med for eksempel markedsføring.

3. Hvor længe behandler vi dine personoplysninger?

Vi gemmer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, dine personoplysninger registreres og bruges i forbindelse med. Eksempelvis gemmer vi også personop­lysninger, så vi kan vurdere, om du har et eventuelt krav mod os.

Vi gemmer derfor dine personoplysninger, så længe vi leverer en ydelse eller et produkt. Vi sletter dine personoplysninger, når der ikke længere er et arbejdsbetinget behov for at behandle dem. Opbevaringsperioden er fastsat i henhold til de forpligtelser Formuepleje er underlagt i henhold til gældende lovgivning og offentlige myndigheder herunder Finanstilsynet, samt til sikring af dokumentation.

4. Sikkerhed i forbindelse med beskyttelse af personoplysninger

Formuepleje ønsker at sikre høj sikkerhed omkring beskyttelsen af dine personoplysninger, og vi har derfor relevante tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod for eksempel uautoriseret adgang, ændring og tilintetgørelse.

Alle medarbejdere i Formuepleje er underlagt tavshedspligt i over­ensstemmelse med reglerne i Lov om Finansiel Virksomhed. Det betyder, at oplysninger om dig både er personlige og fortrolige, og de vil ikke uberettiget blive videregivet til tredjemand.

5. Begrænsninger i forbindelse med udlevering af personoplysninger

Vi videregiver de oplysninger, som loven kræver, for eksempel indberetninger til myndigheder.

Er der mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering, skal vi underrette SØIK (Statsadvokaten for særlig økonomisk og international kriminalitet) og oplyse om baggrunden for underretningen. Vi kan videregive oplysninger om undersøgelser og underretning til SØIK til dit pengeinstitut. Vi er endvidere forpligtiget til at udlevere oplysninger indhentet efter hvidvaskloven til Finanstilsynet, hvis de ønsker det.

Formuepleje kan endvidere blive nødt til at udlevere personoplysninger til tredjepart, som for eksempel politiet eller andre myndigheder i forbindelse med efterforskning af kriminalitet, eller hvis vi i øvrigt har pligt til at udlevere sådanne oplysninger i henhold til lovning eller domstols- og myndighedsafgørelser.

6. Adgang til dine personlige oplysninger og ret til at klage

Du har, i henhold til gældende lovgivning, ret til på et hvilket som helst tidspunkt at anmode om adgang til de personoplysninger, som vi behandler om dig. Endvidere kan du altid anmode om:

  • at få rettet forkerte personoplysninger
  • at få Formuepleje til at afslutte behandlingen
  • at få slettet dine personoplysninger, som behandles hos Formuepleje
  • at vi begrænser behandlingen af personoplysninger
  • at du ønsker at udøve din ret til dataportabilitet og
  • at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne.

Såfremt du ønsker at foretage én eller flere af overstående tiltag, skal du rette henvendelse til kontaktperson anført under afsnit 8.

7. Behandling af personoplysninger om børn

Formuepleje indsamler ikke bevidst personoplysninger fra børn under 18 år uden værges samtykke. Hvis du bliver opmærksom på, at et barn har givet os personoplysninger uden forældre eller værges samtykke, kan du kontakte kontaktperson anført i pkt. 8.

8. Kontaktinformation

Hvis du har spørgsmål om, hvordan Formuepleje behandler dine personoplysninger eller ønsker oplysninger og kontaktoplysninger om den dataansvarlige i Formuepleje eller andre selskaber i Formueplejekoncernen, er du velkommen til at kontakte Legal & Compliance på persondata@formuepleje.dk eller via post til:

Att.: Legal & Compliance
Formuepleje A/S
Værkmestergade 25
DK-8000 Aarhus

9. Klager til Datatilsynet

Hvis du vil klage over Formueplejes behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K

Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

10. Ændring af nærværende Privatlivspolitik

Vi opdaterer denne politik, når vi skønner, der er behov for det, for eksempel når vi udbyder nye ydelser. Den nyeste version af Privatlivspolitikken er altid tilgængelig på Formueplejekoncernens hjemmesider.

Ændringer i forhold til den tidligere version vil fremgå af ændringsloggen herunder, og tidligere versioner af Privatlivspolitikken kan rekvireres ved henvendelse til Formuepleje ved henvendelse til kontaktperson anført under pkt. 8.

Denne version er godkendt og offentliggjort 2. oktober 2018.

[1] Herunder bl.a. (ikke udtømmende) andet: Corporate Credit A/S, Formuepleje Real Estate Consulting 1 A/S, Formuepleje Real Estate Consulting 2 A/S. 

[2] Herunder Investeringsforeningen Formuepleje, Investeringsforeningen Absalon Invest, Kapitalforeningerne Formuepleje Penta, Formuepleje Epikur, Formuepleje Safe, Formuepleje Pareto, Formuepleje Fokus, Formuepleje Merkur, Absalon Invest, Formuepleje Ejendomme 1 P/S, Formuepleje Ejendomme 2 P/S.